Privacy verklaring

1. Website

Door de toegang tot en het gebruik van de website verklaart u zich uitdrukkelijk akkoord met de volgende algemene voorwaarden. 

Intellectuele eigendomsrechten
De inhoud van deze site, met inbegrip van de merken, logo’s, tekeningen, data, product- of bedrijfsnamen, teksten, beelden e.d. zijn beschermd door intellectuele rechten en behoren toe aan Karate Academy Tongeren-Borgloon, Karate Vlaanderen of rechthoudende derden.

Beperking van aansprakelijkheid
De informatie op de website is van algemene aard. De informatie is niet aangepast aan
persoonlijke of specifieke omstandigheden, en kan dus niet als een persoonlijk, professioneel of juridisch advies aan de gebruiker worden beschouwd. 

Karate Academy Tongeren-Borgloon levert grote inspanningen opdat de ter beschikking gestelde informatie volledig, juist, nauwkeurig en bijgewerkt zou zijn. Ondanks deze inspanningen kunnen onjuistheden zich voordoen in de ter beschikking gestelde informatie. Indien de verstrekte informatie onjuistheden zou bevatten of indien bepaalde informatie op of via de site onbeschikbaar zou zijn, zullen wij (Karate Academy Tongeren-Borgloon) de grootst mogelijke inspanning leveren om dit zo snel mogelijk recht te zetten.

Karate Academy Tongeren-Borgloon kan evenwel niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die ontstaat uit het gebruik van de informatie op deze site.
 

Indien u onjuistheden zou vaststellen in de informatie die via de site ter beschikking wordt gesteld, kan u de beheerder van de site contacteren.

De inhoud van de site (links inbegrepen) kan te allen tijde zonder aankondiging of kennisgeving aangepast, gewijzigd of aangevuld worden. Karate Academy Tongeren-Borgloon geeft geen garanties voor de goede werking van de website en kan op geen enkele wijze aansprakelijk gehouden worden voor een slechte werking of tijdelijke (on)beschikbaarheid van de website of voor enige vorm van schade, rechtstreekse of onrechtstreekse, die zou voortvloeien uit de toegang tot of het gebruik van de website.
 

Karate Academy Tongeren-Borgloon kan in geen geval tegenover wie dan ook, op directe of indirecte, bijzondere of andere wijze aansprakelijk worden gesteld voor schade te wijten aan het gebruik van deze site of van een andere, inzonderheid als gevolg van links of hyperlinks, met inbegrip, zonder beperking, van alle verliezen, werkonderbrekingen, beschadiging van programma's of andere gegevens op het computersysteem, van apparatuur, programmatuur of andere van de gebruiker.
De website kan hyperlinks bevatten naar websites of pagina's van derden, of daar onrechtstreeks naar verwijzen. Het plaatsen van links naar deze websites of pagina’s impliceert op geen enkele wijze een impliciete goedkeuring van de inhoud ervan.

Karate Academy Tongeren-Borgloon verklaart uitdrukkelijk dat zij geen zeggenschap heeft over de inhoud of over andere kenmerken van deze websites en kan in geen geval aansprakelijk gehouden worden voor de inhoud of de kenmerken ervan of voor enige andere vorm van schade door het gebruik ervan.

2. Algemeen
Karate Academy Tongeren-Borgloon hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. 

Karate Academy Tongeren-Borgloon houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke weten regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
   
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen
  attent maken en deze willen respecteren.
   

Als Karate Academy Tongeren-Borgloon zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
Karate Academy Tongeren-Borgloon
Neremweg 139 – 3700 Tongeren
Emailadres: info@karatetongeren.club of info@karatetongerenborgloon.club 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

3. Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door Karate Academy Tongeren-Borgloon verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Het voeren van clubadministratie (uitvoering overeenkomst)
• Het voeren van sportieve administratie van het VKF (o.a. lidmaatschap, verzekering, …) (uitvoering
  overeenkomst)
• Het organiseren van de sportieve voorbereiding van trainingen, examens, stages, …
• Sportieve administratie : leden indelen in categorieën en groepen (gerechtvaardigd belang)
• Sportieve administratie : inschrijven van stages (uitvoering overeenkomst)
• Het deelnemen aan toernooien
• Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
• Organiseren van niet-sport gerelateerde evenementen (uitvoering overeenkomst)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd
  belang)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
   
• Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
   
• Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
   
• Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)

4. Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende
doelstellingen :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam
• Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail, adres
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, gewicht
• Financiële bijzonderheden (Status betaling Lidgeld, …)
• Sportieve gegevens (o.a.Graad, Prestaties in clubverband, aanwezigheden, …)
• Gevoelige gegevens (Allergieën)
   
• Beeldmateriaal (foto’s)

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).
Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.
Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers.

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
 

• het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
• het verzekeren van onze leden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden. Met deze beide partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

5. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
 

• Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf,
  de andere karate clubs die behoren tot dezelfde federatie, …)
• Subsidiërende overheden
• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer
  organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
• De sportfederatie, zijnde Karate Vlaanderen.
   

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. 
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

6. Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privécontactgegevens (voor ouderlijke toestemming)

7. Bewaartermijn
Karate Academy Tongeren-Borgloon bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
Karate Academy Tongeren-Borgloon verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 10 jaar na laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking.

8. Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te
beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Organisatorisch : enkel bestuursleden met autorisatie kunnen aan de persoonsgegevens (Database
  Karate Vlaanderen).
• Alle personen die namens Karate Academy Tongeren-Borgloon van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken systematisch back-ups van de contactgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

9. Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
Je hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. 
Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

10. Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten
dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Commission@privacycommission.be

11. Wijzigingen aan onze privacyverklaring
Karate Academy Tongeren-Borgloon kan van tijd tot tijd deze privacyverklaring steeds aanpassen. De laatste wijziging gebeurde op 01/08/2024